【排版专业】排版的基本流程与技巧

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【排版专业】排版的基本流程与技巧

原来用科学的方式，不仅专业，而且高效

本课程教你掌握排版的基本流程，优雅排版

1.Word排版基础：文字处理

Word的基本功能是用来做文字处理的。除了基本的文字处理，再加上版面设置、页边距、页眉、页脚、页码、目录、题注、尾注等，就可以称得上是排版了。排版是一个高度组织化与结构化的工作，在排版的过程中，使用自动化的功能，如样式、多级列表、题注等，可以让排版更加快捷方便。

Word排版不宜追求花哨华丽，作为一个文档，美观的标准应该是文字易于阅读、段落层次清晰、图文布局合理。Word文档是不能用海报的标准去审美的，Word排版应当是用最通用的格式和用最高的效率获得最舒适的阅读体验。

2.Word排版典型要素

下图即为Word文档的一页，基本包含了构成页面的所有元素，从中可以了解排版究竟排的是什么，这些页面要素之后都将会用到。

以上页面元素都是需要通过Word制造出来的，它们属于显性的要素。除此以外，还存在一些隐性的排版效果，如奇偶页页眉不同，多重页码系统，每章从奇数页开始等。

3.Word排版的两种模式

现实生活中，大部分人都是先输入文字，插入图表，一切搞定之后，才考虑排版的问题。在排版之前，这个文档只能算作带有图表的TXT文件，后期进行格式调整，反复使用格式刷——我们称这种排版模式为改造Word文档。对于这种后天拼命的方式，如果没有掌握一定的技巧，效率会比较低。另一种排版模式为边录入边排版，也许你会觉得，这样会造成对写作的分心。这种方式的前提是格式与内容分离，事先准备好格式，录入文字的时候，就无需操心格式的问题，你只需专心写作。事实上，这两种模式都可能被用到，针对不同的情况，应采用不同的策略，甚至两种模式之间还有共通的地方。

1．改造Word文档

事先没有为文本设置格式，或者设置了多余的格式（如段落之间出现了空行），或者设置的格式不统一（如有不容易被察觉的段落间距、文字行距前后不统一）。以上情况都会成为Word排版的障碍，所以改造Word文档的第一步就是清除格式，具体可以参考以下几步。

清除全文格式：按快捷键Ctrl+A，选择全文，单击【开始】选项卡【清除格式】菜单。

清除全文空行：按快捷键Ctrl+H，打开【查找替换】对话框，查找内容中输入p，替换内容中输入^p，单击【全部替换】按钮，重复单击几次【全部替换】按钮，直至全部替换。

清除无用空格：如首行缩进是用空格打的，PDF复制过来有多余空格等，按快捷键Ctrl+H打开【查找替换】对话框，查找内容中输入^w，替换内容中不输入任何内容，单击【全部替换】按钮（注意避免删除掉有效的空格）。

以上得到一个没有多余格式的文档，接下来的操作就是与边录入边排版共通的地方：先从头开始设置样式，然后分别套用样式，为图片添加自动编号（题注），在文中引用图片编号（交叉引用），最后进行页眉、页脚处理。

2．边录入边排版

所谓边录入边排版，其实需要在录入文档前有一个整体规划，并准备好接下来需要用到的段落样式，也就是准备好格式”，之后录入内容”，就能做到边录入边排版。宏观来看，也就是Word排版4步走。

整体规划——排版之前就需要根据要求做好页面设置和样式格式设置。确定纸张大小、方向、页边距、页眉页脚的距离等。确定好各级别内容的文本格式与段落格式以便在第三步里一键套用。

内容录入——也就是录入文字、图片、表格、图标等内容。

高效排版——完成内容录入后，就需要根据格式要求快速套用样式，完成整个文档的编号制作、目录生成、页眉页脚设计以及页码的添加等操作。

归档输出——对于只使用一次的文档排版完成后归档即可，需要重复使用的文档可以在完成排版之后存为模板文件供以后重复调用。文档排版完成后如果打印出了问题，所有的努力都白费了。

课程目录：

配图的标准与原则

排版前的四项准备工作

排版的基本流程

常用的图片搜索网站和搜索技巧